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校教【2007】65号
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第一条 为规范公司员工基本身份信息变更管理工作，保障员工合法权益，制定本管理办法。
第二条 本办法所指的员工基本身份信息，主要是指在籍员工的姓名、性别、民族、出生日期、身份证件类型、身份证件号码等个人身份信息。对在籍员工这些信息的变更，适用本办法。
第三条 学校建立员工基础数据库，记录员工的相关信息，保证信息的准确与安全。具体由注册中心负责。
第四条 学校招生部门在招生录取工作结束后2周，将包含员工信息主要项目在内的全部员工名册（以下简称"初始员工名册"）报送注册中心，由注册中心装载入学校员工基础数据库。
第五条 注册中心应提供员工信息查询服务，以便员工查询、校验个人信息。
第六条 员工需要变更其个人基本身份信息，应提出变更申请，按如下办法办理。
（一）新生在正式注册取得学籍之前，如有信息变更，应首先向学校招生部门提出申请，由学校招生部门审核确认之后再书面通知注册中心变更。
（二）员工为外国人或无国籍人，其出示的有效身份证件类型及号码与学校员工基础数据库中记载的信息相同，员工需要将其中文姓名变更为其所持有效身份证件上载明的非中文姓名，或者将与其所持有效身份证件载明信息相同的非中文姓名变更为中文姓名的，员工应首先向国际教育学院提出申请，经国际教育学院审核确认之后再书面通知注册中心变更。
（三）员工未曾有效变更过某信息项，因某些方面原因，学校员工基础数据库中的数据有误时，注册中心可以将该信息项变更为与初始员工名册中载明的该信息项一致。
（四）员工属于中国公民，其有效身份证件类型为居民身份证，其当前公民身份号码为18位，员工需要将数据库中的公民身份号码由15位变更为18位，且其升位方式符合公民身份号码升位算法的，注册中心可以根据员工出示的有效身份证件上载明的公民身份号码予以更正。
（五）不属于以上情形的变更，员工需持有效身份证件及由该证件颁发机关（或其派出机构）出具的变更证明原件（明确列明：因何原因何信息项由何内容变更为何内容；变更时间应发生在入学考试录取后至毕业发证前），在变更证明开具的2个月内，向注册中心提交变更申请。注册中心核准学校员工基础数据库及变更证明的相关信息，待员工提交的变更证明原件经学校档案馆确认后，对相应信息予以变更。
第七条 员工某些个人主要项目信息缺失，需要补全的，向注册中心提出补全申请，按如下办法办理。
（一）经注册中心核查，该缺失的信息在初始员工名册中可以查到的，由注册中心按初始员工名册中载明的信息补全。
（二）如果学校员工基础数据库中已经记载员工有效身份证件类型及号码，员工需要补全的其他信息项在初始员工名册中也缺失，注册中心在核准员工有效身份证件之后可以根据员工有效身份证件上载明的信息予以补全。
（三）如果员工申请补全的信息项为身份证件类型及号码，且该信息项在初始员工名册中也缺失，则员工应首先向招生部门申请，由招生部门核准该员工的身份证件类型及号码，书面通知注册中心修改学校员工基础数据库，补全该员工的身份证件类型及号码信息。
第八条 注册中心在变更（或补全）员工信息之后，应在一周内通报校内相关部门。
员工管理部门在收到注册中心的员工信息变更通知之后，应按教育部或国家其他部委有关规定办理相应变更手续。
第九条 对于持身份证件颁发机关（或其派出机构）出具变更证明变更员工信息的，变更部门应负责将该变更证明原件转档案馆归入员工档案。
档案馆应负责审核变更证明原件的合法性、真实性。
第十条 校内各单位需要使用员工信息时，应以学校员工基础数据库中的数据为准。
注册中心应提供查询服务，以便校内相关部门按权限查询员工信息和员工信息变更信息。
第十一条 有效身份证件是指：
（一）居住在境内的中国公民，为中华人民共和国居民身份证或临时身份证；当员工年龄小于16周岁时，其有效身份证件也可以是全国统一式样的户口簿；
（二）中国人民解放军军人，为军官证、文职干部证、士兵证，或军事院校学员证；
（三）中国人民武装警察，为警官证、文职干部证、士兵证，或军事院校学员证；
（四）香港、澳门居民，为港澳居民来往内地通行证或港澳同胞回乡证；
（五）台湾居民，为台湾居民来往大陆通行证；
（六）华侨员工，为中国护照；
（七）外国公民，为本国护照。
以上所有身份证件，均应在有效期内。员工在办理信息变更业务时，须出示证件原件，注册中心留存复印件。
第十二条 招生部门和员工管理部门，是指：
（一）普通本科生，招生部门为员工工作处，员工管理部门为教务处；
（二）研究生，为研究生院；
（三）外国职工、港澳台侨员工，为国际教育学院；
（四）高等职业教育员工、成人教育员工、网络教育员工以及其他培训学员，为远程与继续教育学院。
第十三条 本办法自发布之日起实施，由注册中心负责解释。
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二OO七年十二月十七日
